スタッフブログはお久しぶりですね！京都本社の氏家です。
知恵袋と合わせて、こちらでも再びよろしくお願いいたします。
目次
- 名刺の管理どうしてますか？
- 学校納入実績って？
- まとめ
1,名刺の管理どうしてますか？
フジタでは営業部門が行う営業活動とともに、全社員が参加する地方営業や展示会など、お客様とお名刺の交換をさせていただく機会が多々あります。
そこで頂いたお名刺をもとに製作にかかわる情報のやり取りや、メールマガジンの送付などを行っております。
今までは1枚1枚手作業でデータの入力を行っていたのですが、営業部門の人数が増えたことに加え、地方営業で頂く名刺が1000枚を超えてきたことなどから、今までの方法ではさすがに限界ではないか・・・、と新たな方法を検討することになりました。
名刺の管理については専用のサービスやスマホのアプリ、スキャナー読み込みなど、様々なものが世にあふれているのですが、その中から、「専用のスキャナーを購入する」という選択をしました。
決め手となったのはこの3つ！
①作業が簡単＝時短になる
②読み込み精度が比較的高い
③CSV等、データの変換が容易
今までは1枚の名刺から、お名前・会社名・ご住所・電話番号・メールアドレスを抜き出して手打ちしており、1枚当たり5分程度かかっていたものが、スキャナーを活用することで、読み込み→修正と1分程度ですむようになりました。
名刺のデザインなどによっては読み込み精度が落ちることもありますが、概ね好調です。
「世の中には面白いデザインの名刺があるんだな・・・」と感じる余裕も生まれました(笑)
個人情報の取り扱いについては十分注意しながら、社内用にエクセルデータで閲覧できるようにするなど応用を進めています。
↑手のひらサイズですが、購入半年で3000枚以上のスキャンを行いました。
2,学校納入実績って？
1年を通して細々と行っている作業の一つに、「学校納入実績の拾い出し」があります。
こちらはフジタのホームページに掲載があるのですが、学校納入一覧表として、前年度の幼稚園から大学までの納入実績を一覧にまとめています（※全体の一部となります）
校名が赤字になっているのは、弊社の「ニュースイングプレート」の機能があるサインを納めさせていただいたところです。
こちらも名刺と同じく地道な作業・・・。
人それぞれやり方は微妙に違うのですが、私は1日の終わりにその日の分を拾い出しています。
繁忙期などは何日か分をまとめて行うこともあるのですが、毎日確認しないと忘れがちになってしまうので。これが自分に合うパターンなのかな、と思います。
前期の一覧は鋭意制作中です！
3,まとめ
過ごしやすい季節になってきましたが、なかなか外出もできない日々ですね。
最近は友人に勧めてもらったYouTubeばかり見ていますが、いっそ画面の大きいスマホに変えようかな・・・と思案の日々です。
