こんにちは！氏家です。日に日に寒くなっていきますね(o+д+o)
冬に向かうにつれて、布団とお友達の時間がどんどん長くなっています･･･。とりあえずアラームの数を増やしましたが、どこまで効果があるのか･･･。早く寝ても早く起きられない！切実な問題です。
さて、本日は前回予告した通り、フジタの手帳制作の工程についてご紹介します。
目次
- 9月に配布するために！
- くまなくチェックを行います。
- 変更点はアナログに･･･
- 新規ページはデジタルに！
- まとめ
1,9月に配布するために！
それは閑散期とともにやってきた･･･
･･･と書くとなんだか恐ろしいですが(笑)、手帳の校正作業は閑散期の5・6月から本格的にスタートします。
理由は、閑散期であるために集中して取り組めることもありますが、何よりもフジタの決算が9/20であることです。
新たな期の始まりとともに社員に配布できるよう、スケジュールを決めて取り組んでいます。
手帳の校正過程としては、大まかに以下の通りです。状況によっては順番が前後することもあります。
①印刷会社様と打ち合わせを行い、スケジュール等を確認する
②現行手帳の誤字等、修正点をチェック
③新規追加ページの作成
④訂正データを印刷会社様に提出
⑤訂正稿を印刷会社様から受け取り・確認
⑥②～⑤を繰り返す
⑦表紙・中表紙の決定
⑧最終稿を提出
⑨完成！！
それでは実際にどのように校正を行っていたか、追ってご紹介します！
2,くまなくチェックを行います
まずは手元にある手帳(現行品)を始めから終わりまでしっかりチェック！
これは一人だけで行うものではなく、同時に全社員に向けて「気になるところはありませんか？」「個人情報に誤りはありませんか？」ということを確認します。
それらを踏まえて、誤字・脱字、何か気になるところ、指摘があれば印をつけ、ふせんを貼ります。
↑実際のチェックの様子
「月曜はじまり」というのは、週の始まりを月曜日に統一する、という意味です(笑)
↑すべてチェックした後はこんな感じに。ずいぶんありますね～。
これをもとに、印刷会社様からいただいた原稿に訂正点を移し、同じようにふせんを付けていきます。
3,変更点はアナログに･･･
誤字脱字以外の変更点、例えば新規スローガンの変更などは、印刷会社様に頂いた原稿に赤で書き加えていきます。
訂正・変更・追加箇所にはすべてふせんを貼り、印刷会社様と直接打ち合わせを行ったうえで提出します。
中身はお見せできませんが、3回目の訂正時点でこれだけのチェックがありました。
手書きで赤を入れ、ふせんを付ける･･何ともアナログな方法ですが、すべて出そろった時は不思議と達成感がありました（笑）
また、印刷会社様との打ち合わせの前に、社内でもチェックを行うのですが、訂正箇所がどれだけあるのか、互いに出し合ったものに差異はないかが一目でわかる、というメリットもあります。
また、フジタで元データを作っているページについては、制作担当者に訂正依頼をし、最終的にデータを印刷会社様にお渡ししています。
4,新規ページはデジタルに！
タイトルに関するほどデジタル･･･ではありませんが(笑)、それまでとはフォーマットの異なるページや新規のページを追加する際は、ワードやエクセル、イラストレーターなどで制作したデータを、印刷会社様にお渡しします。それを適切な形に変換・編集していただくのです。いつもありがとうございます！
↑今期提出したデータの一部。
基本的には期限ぎりぎりまで手を入れていることが多い部分でもあります。
実は今回あるデータが保存ミスで消えてしまい、打ち合わせ前に超特急で作成する、という事態に、という裏話もあります。幸いプリントアウトしていたものがあったので、それを参考に間に合わせることができました。
･･･が！二度と体験したくないです･･･。バックアップは大事ですね･･･。
社内の各担当の皆さんにも色々とご協力いただいて完成します。
5,まとめ
今回は手帳の制作工程をご紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。
基本的には、今あるものを改訂するという作業が主となるため、3か月ほど短期集中、といった形で手帳の制作を行っています。
すみからすみまできっちり見たつもりでも、いざ配布してみると「ここが･･･」とコソっと耳打ちしていただいたり、なかなか思うようにいかなかったりもします( ´△｀;)
短い時間に、効率的なスケジュールを組んで確実なものを、というのは日々の仕事も同じですね。
5冊目の手帳、私も大切に扱っていきます！
