講師の方をお招きし、仕事への取り組み方などを勉強した”フジタ塾”。
http://fujita3blog.wp.xdomain.jp/2015/12/22/post-1681/
この研修の中で３チームに分かれ、それぞれ会社がより良くなる方法を考えました。
そして私が所属していたTheam Bright（チームブライト）では、いくつか案をだした結果、社内で使用している”指示書”に目を向けました。
皆さんの会社には”指示書”がありますか？
ほとんどの会社や工場には連携をスムーズにする為に指示書があると思います。
ですがその指示書で誤解を生んだり、情報が不十分な為に確認が必要になったりという問題が出てきていたので、それを受けて『指示書を改善する』を目的に決定しました。
今回はその改善手順や内容を、前編と後編に分けてご紹介いたします。
目次
- ４つの指示書
- 現状分析をしよう
- ゴールイメージを描こう
- 課題を管理する
- まとめ
1. ４つの指示書
フジタでは部署から部署へ商品製作を手配する際に主に４つの指示書が使われています。
○ 事務所から作業場への指示書
○ 事務所からデザイン部への指示書
○ 事務所からレーザールーター加工への指示書
○ デザイン部から印刷部への指示書
これらの指示書をヒヤリングや項目分けの元、分かりやすいものに改善しました。
2. 現状分析をしよう
どのような問題があって指示書を改善するのか。
まず現状を把握することが重要です。
現状を探ることで、何が問題なのか どうすれば改善できるのかというだいたいのゴールイメージを掴みやすくなります。
現状を探る為に行ったのは、各部署ごとのヒヤリングです。
するとたくさんの問題点がでてきました。
実際に上がった問題点や改善点はこのような内容です。
● 事務部門
注文の窓口（FAX・メール・電話・営業・東京支店）がさまざまありややこしい。
商品製作工程がたくさんあり、どの部門に指示を出して良いか困惑している。
● 作業場部門
納期・表示方法・得意先・商品の詳細の記入漏れがある。
無駄な情報を削って欲しい。
文字がつぶれて読めない。大きな文字できれいに見やすく書いて欲しい。
● マック部門（デザイン部）
部材の手配をしたか明確にして欲しい。
別注部材の場合、いつ納入されるか知らせて欲しい。
グレーゾーンをなくし、不明な点は早めに指示をもらうようにして欲しい。（施工方法や送り先は後回しになりがち）
● 印刷部門
部材の厚み、素材を分かりやすくする。
印刷前に部材が用意できているようにする。
● 東京支店
受注伝票とカラー原稿を一緒に手配して欲しい。
本体先行手配の仕方を整理する。
変更点の伝達方法を整理する。
● 共通事項
受注生産品の一覧表を作り、情報共有する。
外注・発注担当者を整理し、一覧表にする。
マニュアル化していつでも見れるようにする。
それぞれの問題点をあげることで、指示を出す側、受ける側、双方にとってよりよくする方法を改めて話し合うことができました。
3. ゴールイメージを描こう
（↑クリックで拡大）
現状分析をした結果、指示書の内容が分かりにくいことや、記入漏れがあるなどの問題点が多かった為、テーマを『分かりやすく漏れの無い指示書に改善する。』としました。
また指示書だけでなく、商品が漏れなくスムーズに製作から出荷までできるようにする為、問題点のリストアップをつくり、改善をして、共通認識の為にそれらをマニュアル作成することになりました。
期間は活動開始が7月でしたので、7月から11月の間に完了させる。
そして12月から翌年3月までは繁忙期に突入するので、実際に改善した指示書を使用し その後うまくまわったかどうかの振り返りを行うというゴールイメージを決定しました。
4. 課題を管理する
課題を管理することは計画を進行するにあたって非常に重要です。
課題をクリアするにあたって以下のような課題管理シートを使用しました。
まずは大きく項目分けをします。
大項目をつくり、そこから細分化して具体的な小項目をつくります。
次に具体的な小項目を実行する担当を決め、実行する期間を決めます。
３つの大項目
（１）現状分析をする
（２）部門ごとに実際の指示書を作り運用してみる
（３）繁忙期の振り返り
このそれぞれを細分化し、より具体的な対策を考えます。
実際に書き込んだ課題管理シートがこちらです。
課題管理シート
より実行しやすいようにブレイクダウンしていくことが重要です。
5. まとめ
いかがでしたか。
現状の問題点を分析し、今まで知ることのなかった他部署での問題点に気づくことができたのも良い結果だったと思います。
今回は前編ということで次回は改善後の指示書や製作したマニュアル（お見せできる範囲ですが）をご紹介したいと思います！
