こんにちは！東京支店の小笠原です。
みなさんは、社内でプレゼンテーションをしたことがありますか？
「プレゼンは頻繁にやっているから慣れている。」という方や、「プレゼンをする機会もないし、やったことがない。」という方、いらっしゃると思います。
（業種や会社の社風、ご自身の役職によってプレゼンを頻繁にやる人、やらない人が変わってきますよね。）
今回は、「初めて社内でプレゼンテーションをするという方」や「なぜか相手に上手く、プレゼンの内容が伝わらないという方」を対象として「社内プレゼンテーションのポイント」についてご説明したいと思います。
プレゼンの仕方は様々ですが、一般的にパワーポイントを使用して行うことが多いので
パワーポイント（企画書）作成のポイントから、プレゼンテーションで気をつけることを順にご説明いたします。
企画書作成のポイントとプレゼンの流れさえ抑えることが出来れば、必ず上手くいきます！
目次
- プレゼンテーションとは
- パワーポイント〜3つのポイント〜
- パワーポイント〜構成の仕方〜
- プレゼンテーションの極意
- 全体会議のプレゼンで私が気をつけたこと
- まとめ
1,プレゼンテーションとは
英語では「表現」「掲示」「紹介」という意味があります。
スライドや資料作りには、プレゼンテーション・ソフトであるパワーポイントを用いることが多く
大型ディスプレーやプロジェクターなどのスクリーンに映し出してプレゼンテーションを行います。
また、少人数での商談の場合は、ノートパソコン上で再生をしてプレゼンテーション行います。
広告業界では、クライアントに対する自社の経歴や作品の提示のほか、広告活動に関する計画、表現戦略の提案など、幅広い解釈で「プレゼン」という言葉を用いて行っているようです。
ここで勘違いをしてほしくないことは、社内プレゼンテーションとは
自分の作業プロセスを披露するところではなく、相手との関係性を発達させる「共通の場」ということです。
プレゼンを受ける側の人はどのような気持ちで会議に望んでいるのでしょうか。
軽い気持ちで聞きにきたのか、具体的に決めようとして聞きにきたのか・・・・
そのようなプレゼンを受ける側の人の気持ちを汲みとることも大切なのです。
また、ポイントを抑える前に、企画書をなんのために書くのか今一度考えてみてください。
目的があり、提案相手に合意してもらうために企画書を作成しプレゼンを行うということを忘れないでください。
では、プレゼンテーションの軸となるパワーポイント（企画書）作成のポイントからご説明していきます。
2,パワーポイント〜3つのポイント〜
プレゼンテーションの軸となるのは、パワーポイント（企画書）ですね。
パワーポイントを作成するにあたって、下記の3つのポイントを意識しておきましょう！
（下記の画像は、以前社内でメルマガを説明するために作成したスライドの一部です。）
①思い切りよく捨てる
初めてパワーポイントを作成する人が1番やりがちなのが、情報を詰め込みすぎることです。
頑張って調査をすると、つい情報を沢山詰め込みたくなりますよね・・・。
プレゼンを受ける側にとって、その情報は必要ですか？
知りたいことは、「現状」「課題」「将来」に対する具体的なことばです。
シンプルな内容にし、スライドの中にも文章を詰め込みすぎないようにしましょう。
②流れを大切にする
話の流れがあちこちに飛んでしまっては、何も伝わりません。
提案をした結果、どのようなメリットがあるのかが伝わるように
流れを作るようにしましょう。
会議の規模にもよりますが、プレゼンをするのであれば
3分〜5分でおさまるくらいで、10スライドくらいのパワーポイントを作成してみましょう！
③自分自身を伝える
誰が作ったのかイメージ出来るような企画書を目指しましょう。
「言葉遣い」「レイアウト」「デザイン」など、個性を出しましょう。
3つのポイントを理解したら、さっそく企画書の構成を考えてみましよう！
3,パワーパイント〜構成の仕方〜
基本的なプレゼンテーションでは、
▼「（分析）現状はこうなっています。」
▼「（分析結果）このような点が挙げられます。」
▼「（課題）このような問題があります。」
▼「（提案）こうしましょう！」
といった流れになります。
3構成に分けて構成すると、組み立てやすいです。
②「課題の発見」・・・「なぜならば〜」などの逆説や「その理由は下記のとおり〜」「理由は○点挙げられます。」などのことばを使用する。
③「将来の提案」・・・「〜を提案する。」「〜していく。」「〜するべきである。」など意志を伝えることばを使用する。
4,プレゼンテーションの極意
パワーポイントを作成したら、さっそくプレゼンの練習ですね。
プレゼンの練習は、実際に現場で起こることを想定して行いましょう！
①空間把握
部屋の大きさによって、提案相手との距離感が異なってきます。
声の大きさやジェスチャーなど、どのように行うか確認しましょう。
②身振り・手振り・視線
ただ、企画書を読み上げるだけでは説得力に欠けてしまいます。
提案相手の方に視線を向けたり、重要なポイントでは手を使って説明すると
説得力が増します。
③緊張感
プレゼンが始まると一気に緊張感が高まります。
プレゼンを始めたら、気を張ったまま一気に進んで行うことが大切です。
また、緊張感が高まりアガってしまったときでも進めるように
念入りにプレゼンを作りこんでおくことも大切です。
5,全体会議のプレゼンで私が気をつけたこと
9月16日に京都本社で行われた全体会議の中で、先輩と私2人でプレゼンを行いました。
6月に行われた会議の中で、「離職率」について挙げられたので
入社後のミスマッチを防ぎ、より長く働きやすい環境にするにはどのようなことが必要か具体的な提案をしました。
私が気をつけたことは3つあります。
①パワポは、プレゼンの流れを意識して作成した
社内の中で協力していただく作業があるため、流れのあるパワポを意識して作成しました。
上記でも説明したように、①現状の把握 ②課題の発見 ③将来の提案 といったような流れで組み立てました。
※一部のスライドを抜粋。将来の提案はまだ非公開のためぼかしています。
②早めにパワポ（企画書）は作成する
私だけでなく、先輩といっしょにプレゼンを行うため早め早めの作業を心がけました。
お互いのスケジュールもあるため、打ち合わせがスムーズに行えるように努めました。
③パワポの読み合わせ
プレゼン時間は15分程度と決められていたため、時間内でしっかりと伝えられるよう先輩と読み合わせを行いました。
実際に時間をはかってみたり、資料を渡すタイミングなどの確認を行いました。
6,まとめ
プレゼンを行った際とても緊張しましたが、
事前に先輩と打ち合わせをし、確認しながら行っていたのでスムーズにプレゼンが出来ました。
改めて事前の準備は大切だと感じました。
反省点としては、レイアウトにはあまりこだわることが出来なかったことと少し情報量が多かったかな・・・ということです。
回数を重ねるごとに上手くなれると思うので、また機会があればプレゼンのポイントと反省点を活かし取り組んでいきたいと思います。
